Een gedragen missie en visie voor de gemeente Wassenaar

​

Aanleiding                                                        

Eind 2023. De gemeente Wassenaar werkt aan een vernieuwde missie. Een gemeentelijke werkgroep heeft een verkennende poll onder medewerkers uitgevoerd, waar meer dan de helft van de medewerkers op heeft gereageerd. Een prachtig begin. Maar nu? Hoe verder? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we toewerken naar een missie en visie die door de hele organisatie gedragen worden? En zou het gedachtengoed van Deep Democracy daarbij kunnen helpen? Met die vragen benaderd de trekker van de werkgroep missie en visie mij. Een kennismakingsgesprek met de werkgroep volgt en we gaan aan de slag. 

 

De vraag

De vraag luidde: Hoe kunnen we vanuit de pollresultaten een gedragen missie en visie creëren, met ruimte voor diverse meningen en met inzet van Deep Democracy?

​

De aanpak

In samenwerking met de werkgroep missie en visie, wordt aan de medewerkers van alle tien eenheden van de organisatie een open uitnodiging gedaan om mee te doen aan een traject om te komen tot een gedragen missie en visie. Het zijn niet per se de leidinggevenden, maar de mensen die zich gemotiveerd voelen om hier een rol in te spelen en een bijdrage willen leveren. Dit is al een eerste kleine stap, om ruimte te maken voor meer dan alleen de ‘stem van de meerderheid’.

​

Een groep van 16 betrokken  medewerkers ontsaat. In een training van een dagdeel worden ze ondergedompeld in de basis van Deep Democracy. We oefenen met een goed gesprek over de missie en met een actueel dilemma dat zich voordoet. De groep krijgt de smaak te pakken en bereidt zich voor om als gespreksleider het gesprek over de missie en visie in de eigen eenheden te gaan voeren. Met de training, een stappenplan, een hand-out en de mogelijkheid voor een online spreekuur als back-up, gaan ze op weg!

​

De kersverse gespreksleiders gaan de uitdaging aan en in alle eenheden komen gesprekken met de teams op gang. Vier spannende weken volgen, waarin de werkgroep vinger aan de pols houdt en bijspringt waar nodig.

​

Tijdens een tweede bijeenkomst met de groep die ondertussen al ‘ambassadeurs’ worden genoemd, verzamelen we alle input. De gespreksleider hebben het als leuk en spannend ervaren om de gesprekken te voeren, en hebben elkaar geholpen door het soms samen te doen en bij te springen. De ruimte hangt vol met enorme vellen papier vol met inbreng vanuit de organisatie. Door creatief en effectief uit te wisselen, ontdekken we in een halve dag rode draden, waar er nog opvallende verschillen zitten, en wat de belangrijkste essenties zijn. Met behulp van een visueel verslag worden de resultaten vastgelegd.

​

Vanuit deze rijke basis formuleert de werkgroep korte & krachtige teksten voor de missie en visie, en legt deze nog een keer terug bij de ambassadeurs. Na een laatste ronde zijn de teksten rond en vastgesteld! In een parallel proces zijn ook de kernwaarden van de organisatie nog eens naast de opbrengsten gelegd, wat leidt tot één nieuwe, extra kernwaarde, omdat de opbrengsten daar zo van doordrenkt waren.

De missie en visie worden op mooie tegeltjes gezet en in de organisatie verspreid. Ze krijgen een plek in de jaarwerkplannen, zodat het gesprek in de eenheden vervolgd kan over hoe zij bijdragen aan de missie en visie.

​

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De resultaten

• Missie, visie en kernwaarden:

  • De tastbare resultaten van dit traject zijn een gedragen missie en visie in tekst en beeld, en een aanvulling op de kernwaarden.

• Ontwikkeling van medewerkers:

  • Medewerkers zijn gegroeid in het voeren van een goed gesprek met behulp van Deep Democracy, waardoor er meer ruimte dan voorheen gemaakt wordt voor de stem van de minderheid.

• Werkplezier:

  • Een flink aantal medewerkers heeft ontdekt dat ze het leuk vinden om gesprekken te leiden vanuit de stappen van Deep Democracy.

• Het proces gaat door

  • Het proces waarin er verder betekenis wordt gegeven aan de missie, visie en kernwaarden, gaat door, bijvoorbeeld doordat ze richting geven aan de jaarwerkplannen in de eenheden.  

 

De ervaringen

“Het was spannend dat zich tijdens de training Deep Democracy meteen een dilemma voordeed. Maar doordat we meteen met elkaar via Deep Democracy technieken dit konden oplossen hebben we juist extra veel geleerd!”

“Ik vond het een leerzaam, geanimeerd en intensief traject. En dan intensief op de goede manier. Na de eerste bijeenkomst over Deep Democracy, had ik er meteen vertrouwen in.”

“Ik heb geleerd om mijn neiging om dwarse geluiden weg te stoppen, juist te zien als de plek waar de discussie nodig is. Ik kijk daar nu juist positief naar. En dat vogeltje staat op mijn netvlies gebrand.”

“Het was een briljante keuze om bij de tweede bijeenkomst, waarin we de ervaringen en resultaten uit de eenheden bij elkaar brachten, een visueel verslag te laten maken. Dat hielp enorm. Ook in het verder brengen van de missie en visie, is er nu de opening voor medewerkers om daar beelden bij te maken en uit te wisselen, en dat geeft veel meer ruimte dan tekst alleen.”

​

Check ook deze blog!